Тендерный отдел. Свой или чужой.

Что делать: бить своих (чтобы чужие боялись) или нанимать «варягов»? Вопрос не так прост, как кажется. Как защитить себя на тендерах? Чтобы детальнее рассмотреть вопрос о создании своего тендерного отдела, давайте разберемся. Что это такое и как оно устроено.

Если быть академически точным, то тендерным отделом будет считаться внутреннее подразделение предприятия, которое обеспечивает участие в закупках. Такие подразделения могут быть у Заказчиков и Поставщиков. Цели у обоих схожие (проведение сделки), но вот функции будут разные.

Согласно мнению, бытующему в кругах «Поставщиков средней руки», для участия в тендерах достаточно одного конкретно взятого специалиста, которого можно нанять или подготовить из числа лояльных и неглупых сотрудников. Больше отнюдь не значит лучше. В принципе, мнение здравое и основано на жизненном опыте, то есть проверено и надежно.

Такой подход обеспечит Вам уверенность в том, что сотрудник вполне справится с поиском, подбором и просчетом закупок возможно в достаточном для Вас количестве. Единственное, от чего хочу предостеречь Вас – это от распространенной практики поручения работы с тендерами непрофильному специалисту, например бухгалтеру или администратору компьютерных сетей.

Комментировать такие решения не буду, просто задайтесь вопросом –

А почему бы, не поручить работу бухгалтера компьютерщику, юриста отправить настраивать компьютеры, а компьютерщика в суд?

А прежде чем принимать решение о тендерном отделе или разбирать его правильную структуру, давайте прикинем, какие функции (обязанности) лежат на тендерном отделе (специалисте):

1. Получение и регулярное обновление электронной подписи;

2. Аккредитация (переаккредитация) на электронных площадках;

3. Установка, настройка программного обеспечения для электронных аукционов;

4. Мониторинг итогов прошедших закупок, анализ конкурентоспособности;

5. Поиск информации о тендерах;

6. Изучение и анализ технического задания, проекта контракта;

7. Подготовка и подача запросов на разъяснение документации, взаимодействие с заказчиками закупки;

8. Отслеживание изменений в проводимых закупках;

9. Согласование с руководством условий участия в закупке, а подготовка информации для принятия решения об участии;

10. Получение выписок, справок, их нотариальное заверение;

11. Взаимодействие с банками и кредитными организациями по получению кредитов и банковских гарантий;

12. Подготовка и подача заявок;

13. Непосредственное участие в торгах;

14. Судебная и внесудебная защита интересов организации на торгах и по их результатам;

15. Заключение контрактов.

16. Взаимодействие с поставщиками материалов и субподрядчиками;

Надо признать - довольно обширный перечень. Показателем качества работы службы закупок будет количество допущенных заявок и сумма полученных договоров по итогам их проведения.

В следующий раз покажем «минимальную конфигурацию» такого подразделения, которое способно давать предсказуемый и управляемый результат.

Горбунов Д.Л.

Директор ООО СО "Квадрат"

сайт: www.выиграть-тендер.рф

тел: 8 (861) 24 650 24